Учет недостачи в организации

Полезная информация в статье: "Учет недостачи в организации". Статья описывает тематику понятным для неспециалистов языком. Сделаны комментарии юристов и выводы. Если для вашего конкретного случая требуются дополнительные консультации, то обратитесь к дежурному консультанту.

Учет недостач и потерь от порчи ценностей

Недостачи и потери от порчи ценностей должны быть учтены и списаны. Списание производится за счет расходов или удержания средств с виноватых лиц. Сбор сведений о потерях осуществляется на счете 94. Он предполагает стандартные корреспонденции.

Что собой представляет недостача

Недостача представляет собой несоответствие между учетными и реальными значениями. К примеру, согласно учетному регистру у предприятия есть 100 единиц оборудования, но при инвентаризации обнаружено только 95 единиц. Недостачи образуются по следующим причинам:

  • Воровство.
  • Естественная убыль (к примеру, истечение срока годности).
  • Ошибки учета.
  • ЧП (к примеру, аварии, стихийные бедствия).
  • Злоупотребления со стороны материально ответственных лиц.
  • Ошибки при приемке и отпуске ТМЦ.

К СВЕДЕНИЮ! Счет 94 обобщает также сведения о порче ТМЦ.

Типичные проводки

Счет 94 предполагает следующие типичные проводки:

В приведенном выше списке счет 94 был дебетовым. Рассмотрим случаи, когда он является кредитовым:

  • ДТ08/3 КТ94. Списание недостачи ТМЦ, которые находились на складе и предназначались для стройки. Предполагается, что размер недостачи будет находиться в пределах естественной убыли.
  • ДТ20 КТ94. Недостачи ТМЦ в рамках норм ЕУ учтены в структуре трат главного производства.
  • ДТ23 КТ94. Учет недостач в структуре трат дополнительного производства.
  • ДТ25 КТ94. Учет в структуре общепроизводственных трат.
  • ДТ26 КТ94. Учет в структуре общехозяйственных трат.
  • ДТ29 КТ94. Учет в структуре трат обслуживающего производства.
  • ДТ44 КТ94. Учет в структуре трат на реализацию.
  • ДТ70 КТ94. Недостача, превышающая нормы ЕУ, удержана из зарплаты.
  • ДТ73/2 КТ94. Недостача, превышающая нормы ЕУ, списана за счет виновного.
  • ДТ91/2 КТ94. Включение недостачи сверх норм ЕУ в структуру прочих трат.

Последняя проводка используется в том случае, если взыскать сумму ущерба невозможно. К примеру, запись актуальна в тех случаях, когда виновные не обнаружены или суд отказал в праве на взыскание.

Особенности учета недостач и потерь

При отражении недостач и ущерба нужно учитывать ряд правил.

Отражение недостач

Фиксировать недостачи можно только тогда, когда они обнаружены:

  • при осуществлении инвентаризации;
  • при получении объектов в объемах, ограниченных соглашением о поставке.

На ДТ счета недостача фиксируется по следующим суммам:

  • Реальная себестоимость, если ценности не подлежат восстановлению или их вовсе нет.
  • Остаточная стоимость, если вопрос касается основных средств, вышедших из строя или отсутствующих.
  • Реальные убытки, если произошла частичная порча.

То есть сумма учета определяется в зависимости от конкретных обстоятельств.

Списание

Списание выполняется на КТ счета 94. В процессе происходит их включение в структуру расходов. Они могут списываться на прочие расходы. В этом случае выполняется эта проводка: ДТ91/2 КТ94. Запись актуальна тогда, когда сумма потерь превышает нормы естественной прибыли. В том случае, если обнаружено лицо, виновное в нанесении ущерба, происходит взыскание. При этом актуальна такая проводка: ДТ73/2 КТ94. Если обнаружена недостача в границах ЕУ, производится списание за счет себестоимости. Используемая запись: ДТ20, 44 КТ94.

Если недостача обнаружена при приемке ТМЦ, имеет смысл действовать на основании положений соглашения. В соглашении, как правило, прописываются максимальные размеры недостач. Если потери допущены в пределах этих величин, они отражаются на счете 94. Если же размер недостач вышел за допустимые рамки, используется счет 76.

Иногда потери обнаруживаются через длительное время после фактического происшествия, при котором произошло повреждение или недостача. Предполагается, что факт потери не был зафиксирован в ранее проводимых инвентаризациях. Если виновник происшествия найден и сумма ущерба взыскивается с него, выполняется эта запись: ДТ94 КТ98/3. После того как виновное лицо выплатило компенсацию, происходит списание на прочие расходы. Если же лицо отрицает свою вину и не желает компенсировать ущерб, до судебного постановления записи по счету 94 не выполняются. Если произошла порча в результате ЧП, актуальна эта запись: ДТ99 КТ94.

ВАЖНО! Если производится списание сворованных ценностей, НДС по ним, принятый к вычету, восстанавливается.

Как определить норму естественной убыли

Расчет норм ЕУ зависит от конкретных обстоятельств. Если нужно найти нормы при транспортировке ТМЦ, требуется принимать в учет стоимость каждого продукта или совокупную массу ценностей. Ущерб выявляется при приемке. Он должен обязательно найти свое отражение в бумагах. В частности, для фиксации используется сопроводительная документация, соответствующие акты.

Если нужно найти нормы ЕУ при хранении и продаже ценностей, используется эта формула:

В ней фигурируют следующие значения:

  • Т – объем или стоимость ценностей.
  • Ну – норма убыли, принятая на законодательном уровне.

ВНИМАНИЕ! Для каждой ТМЦ норма убыли будет своей. Для ее определения нужно воспользоваться классификаторами.

К СВЕДЕНИЮ! Для нахождения норм ЕУ при хранении ценностей нужно определить сначала нормы по остаткам, поступлениям и выбытиям в периоды между инвентаризациями.

Источник: http://assistentus.ru/buhuchet/nedostach-i-poter-ot-porchi-cennostej/

Списание недостачи при инвентаризации

Инвентаризация, как один из инструментов контроля состояния материальных ценностей в организации, позволяет сразу выявить их недостачу. Недостача заключается в меньшем наличии материальных ценностей, чем зафиксировано в документах и учетных регистрах на определенную дату. Причин может быть несколько, и методика списания недостающих ценностей в бухгалтерском учете зависит от них. За сохранность материалов, товаров и объектов материально ответственны заключившие соответствующий договор работники, однако далеко не всегда при обнаружении недостачи они несут реальную материальную ответственность.

Как выявляется недостача

Проведение инвентаризации регулируется приказом Минфина №49 от 13/06/95 г. Изначально при проведении инвентаризации ее результаты оформляются инвентаризационными описями.

При обнаружении недостачи составляют следующие документы:

  • сличительную ведомость;
  • акт о расхождениях;
  • протокол инвентаризационной комиссии;
  • объяснительные с материально ответственных лиц.

На заметку! Сличительные ведомости и акты имеют унифицированные формы: ИНВ-18, ИНВ-19, ТОРГ-2, однако в организации могут применяться и самостоятельно разработанные формы, закрепленные в ЛНА (ФЗ №402 от 6/12/11 г., ст. 9-4).

Причины недостачи могут быть следующие:

  • в пределах норм убыли;
  • некомпетентность ответственных лиц, неправильное ведение первичного учета ценностей;
  • хищения, стихийные бедствия, иные форс-мажорные обстоятельства.

Протоколом фиксируется одна из причин, и далее бухгалтер отражает недостачу проводками, руководствуясь этим документом.

Некомпетентное заполнение документов, небрежное хранение ТМЦ тоже могут привести к недостаче. В этом случае необходимо дать время ответственному лицу и возможность навести порядок в документах, пересчитать ценности и сличить их с учетными данными для обнаружения ошибки. Если и после указанных действий недостающие ценности не найдены, материальные потери организации относят на виновное лицо. Им является работник, подписавший договор о материальной ответственности и нарушивший своими действиями его условия (кладовщик, продавец, кассир).

В случае обнаружения факта хищения материалы инвентаризации, как правило, направляются в суд и списание происходит в зависимости от его решения: на виновное лицо либо на издержки фирмы, если это лицо не установлено судом.

Читайте так же:  Алименты справка о доходах ответчика

Нормы естественной убыли

Правильное применение норм естественной убыли при выявлении недостачи играет важную роль, поскольку в конечном итоге влияет на решение вопроса об источнике погашения недостачи: из средств виновных лиц или за счет организации.

Приказ №95 Минэкономразвития от 31/03/03 г. устанавливает общие правила определения таких норм. Он характеризует естественную убыль как естественную потерю массы ТМЦ при сохранении их потребительских свойств. Такая потеря должна происходить в рамках нормативов, закрепленных документально. Иными словами, это допустимая величина потерь при перевозке и хранении ценностей.

Не относят к убыли естественного характера потери от брака, технологические, образовавшиеся в ходе хранения (транспортировки) в условиях нарушений правил.

В ст. 254 п. 7-2 НК РФ, которой руководствуются в целях БУ и НУ одновременно, написано, что порядок определения норм устанавливается на уровне правительства (пост. №814 от 12/11/02 г.).
В постановлении идет речь об ответственности различных министерств и ведомств за разработку конкретных нормативов. Таких документов достаточно много, и члены инвентаризационной комиссии должны быть с ними ознакомлены: в зависимости от вида деятельности фирмы, контролируемых ценностей и прочих нюансов.

Так, нормы потерь при перевозке алкоголя регулируются Постановлением Госснаба СССР от 18/12/87 г. №153, кондитерских товаров при хранении — приказом Минпромторга от 01/03/13 г. №252, комбикормов — приказами Минсельхоза от 06/04/07 г. №198 (хранение), Минсельхоза №569, Минтранса №164 от 19/11/07 г. (перевозка) и т.д.

Виновные лица

Намереваясь привлечь к ответственности виновных за недостачу работников, следует помнить:

  • о наличии договора материальной ответственности;
  • о характере ответственности, прописанной в документе (полная, частичная).

Если договор с сотрудником не заключался, его привлечь к ответственности будет проблематично. Также, если в документе прописана ответственность лишь частично, взыскать полную сумму недостачи нельзя.

Кроме договора, сотруднику может выдаваться разовый документ, свидетельствующий о его материальной ответственности (например, доверенность на получение ТМЦ, накладная). Об этих особенностях говорится в ТК РФ, ст. 243-244.

Ситуация в связи с недостачей не подпадает под случаи, описанные в ст. 243 ТК РФ: работника можно наказать только в объеме среднего заработка за месяц (там же, ст. 241, письмо №1746-6-1 от 19/10/06 г. Роструда).

Судебное разбирательство возможно, если работник не согласен добровольно погасить недостачу либо уже уволился и нет возможности взыскать ее с заработка. Через суд решается вопрос взыскания и в случае, когда должность работника вообще не предполагает заключения договора материальной ответственности. Руководитель всегда несет материальную ответственность полностью, вне зависимости от факта заключения с ним договора (ст. 277 ТК РФ).

Проводки

Счет, напрямую поименованный как имеющий отношение к недостачам, – «Недостачи и потери от порчи ценностей» (94), но используется он не всегда.

При плановой инвентаризации, если имеет место недостача, делают запись Дт 94 Кт счетов ценностей; при форс-мажорных обстоятельствах (пожарах, бедствиях природного характера) ее относят на прибыли и убытки: Дт 99 Кт счетов ценностей.

Если недостача выявлена при подсчете товаров от контрагентов, также используют схему
Дт 94 Кт счетов ценностей (в пределах объемов, зафиксированных договором). Выявленные при подсчете объемы недостачи, более крупные, нежели предусматривает договор, могут вызвать претензии. Тогда используют запись Дт 76 Кт счетов ценностей.

По счету 76 открывают субсчет «Расчеты по претензиям». Недостачу фиксируют в зависимости от вида ТМЦ: Дт 94 Кт 01, 10, 41, 50. Обнаруженную недостачу ОС фиксируют по Кт 01 по остаточной стоимости, амортизацию списывают отдельно: Дт 02 Кт 01.

Недостачу в пределах норм естественной убыли материально ответственные лица возмещать не обязаны. Она увеличивает себестоимость продукции: Дт 20, 23, 44 и др. Кт 94.

Недостача сверх норм убыли погашается из средств виновных работников: Дт 73/2 Кт 94. Если виновник не найден или имеется судебное решение в пользу материально ответственного лица о его невиновности, сверхнормативная недостача относится в счет прочих расходов фирмы:
Дт 91/2 Кт 94.

Источник: http://assistentus.ru/buhuchet/spisanie-nedostachi-pri-inventarizacii/

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Финальным этапом при проведении инвентаризации являются анализ ее итогов и отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Обнаруженные в процессе инвентаризации отклонения фактического количества ценностей от данных бухучета оформляются в соответствии с утвержденным порядком.

Бухгалтерская технология проведения и оформления инвентаризации

Порядок осуществления инвентаризации имущества и фиксации ее результатов указан в «Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (Приказ Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 (ред. от 08.11.2010). В соответствии с Указаниями инвентаризационная комиссия формирует протокол, фиксирующий результаты инвентаризации, принятые решения и предложения по оформлению результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Для анализа причин, из-за которых возникает необходимость изменения данных бухучета, проводится совещание инвентаризационной комиссии. По фактам выявления излишков или недостач комиссия берет от них подробные объяснительные.

Учет результатов инвентаризации

Фиксация результатов инвентаризации проводится в формате сличительных ведомостей, в которых отображаются суммы недостач. По пригодным к последующей эксплуатации и не подлежащим восстановлению объектам инвентаризации оформляется опись с указанием причин непригодности, даты ввода в эксплуатацию и предложений по списанию. Если ценности были арендованы предприятием, приняты для переработки или состоят на его ответственном хранении, то на них формируются отдельные сличительные ведомости.

Затем в книге контроля за выполнением распоряжений о проведении инвентаризации делают запись с указанием:

  • фактической даты завершения инвентаризации и даты завершения по приказу;
  • итоговой суммы недостач и излишков;
  • даты утверждения результатов инвентаризации;
  • даты осуществления мер по недостачам: передачи дела в суд или погашения виновными лицами;
  • отметки об оприходовании излишков или погашении недостач.

Оформление результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Инвентаризация завершается отражением ее результатов в отчетности и учете того месяца, в котором она была завершена. Если это годовая инвентаризация, то результаты проводят в годовом бухгалтерском отчете. Найденные при инвентаризации отклонения фактического количества имущества от данных бухучета разносят в соответствии с требованиями «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016) и «Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» (редакция от 08.11.2010):

  • денежные средства, основные средства, материальные ценности, прочее имущество, оказавшиеся в излишке, оприходуются и принимаются на финансовые результаты организации с выявлением виновных лиц и причин возникновения излишка;
  • недостача списывается по приказу руководителя предприятия на издержки продаж и производства в пределах норм, установленных законом.

Отражение результатов инвентаризации: излишки

При расчете налога на прибыль налоговое законодательство велит стоимость излишков, обнаруженных при инвентаризации, относить к прочим доходам. Излишки по денежным средствам, основным средствам и материальным ценностям отражаются проводкой:

Читайте так же:  Долги банку хоум кредит
Дебет Кредит
01 «Основные средства»
07 «Оборудование к установке»
08 «Вложения во внеоборотные активы»
10 «Материалы»
11 «Животные на выращивании и откорме»
15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»
20 «Основное производство»
21 «Полуфабрикаты собственного производства»
23 «Вспомогательные производства»
и т.д. 91 «Прочие доходы и расходы»

Отражение результатов инвентаризации: недостачи

Независимо от причин возникновения недостачи денежных средств, основных средств, материальных ценностей и другого имущества отражаются проводкой:

Дебет Кредит

94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 01 «Основные средства»
03 «Доходные вложения в материальные ценности»
07 «Оборудование к установке»
08 «Вложения во внеоборотные активы»
10 «Материалы»
11 «Животные на выращивании и откорме»
16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей»
50 «Касса»
и т.д.

Естественная убыль при инвентаризации

Недостачи в рамках норм естественной убыли в бухгалтерском учете относят на расходы на продажу или издержки производства. Указанные нормы естественной убыли утверждены отраслевыми министерствами и ведомствами. Списание недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли производится следующей проводкой:

Источник: http://glavkniga.ru/situations/s503123

Учет недостачи в организации

Налоговые и бухгалтерские последствия недостач при инвентаризации

Заканчивается финансовый год – самое время проводить инвентаризацию |*| . Напомним правила бухгалтерского и налогового учета при потерях и недостаче товаров, выявленных при инвентаризации. Предлагаем проанализировать 3 ситуации и обоснование отражения их в бухгалтерском и налоговом учете.

Рассмотрим практические ситуации.

Ситуация 1. Недостача товаров, учитываемых по ценам приобретения

В результате инвентаризации на складе организации оптовой торговли выявлена недостача товаров, учитываемых по ценам приобретения, на сумму 17 руб., произошедшая по вине материально ответственного лица. Ставка НДС по товарам – 20 %. Сумма материального ущерба по учетным ценам, а также сумма восстановленного вычета по НДС удержаны из заработной платы работника.

В бухучете данные операции отражают следующим образом (см. табл. 1):

Ситуация 2. Недостача товаров, учитываемых по розничным ценам

В результате инвентаризации на складе магазина товаров для детей выявлена недостача товаров, учитываемых по розничным ценам, на сумму 8,50 руб., произошедшая по вине материально ответственного лица. Торговая надбавка по ним составляет 15 %, ставка НДС – 10 %. Нормы естественной убыли на данные товары не установлены. Сумма материального ущерба в розничных ценах, а также сумма восстановленного вычета по НДС удержаны из зарплаты работника.

Отражение данных операций в бухучете представлено в табл. 2 на с. 46.

Ситуация 3. Выявлена утрата комплекта спецодежды

В ходе инвентаризации в ноябре 2016 г. установлена недостача комплекта спецодежды (остаточная стоимость – 270 руб.). Он был приобретен у организации, не являющейся плательщиком НДС. Материально ответственное лицо пояснило, что комплект спецодежды утерян. Руководитель организации принял решение о возмещении ущерба по первоначальной стоимости в сумме 300 руб. Сумма ущерба внесена в кассу организации в декабре 2016 г.

В бухучете данные операции отражают следующим образом (см. табл. 3):

В данном случае образуется отложенное налоговое обязательство. В бухучете в ноябре 2016 г. в составе доходов отражается разница между подлежащей взысканию суммой и первоначальной стоимостью имущества. В налоговом учете в составе внереализационных доходов возмещение вреда в натуре (в т.ч. и указанная разница) отражается на дату его поступления (т.е. в декабре 2016 г.), независимо от способа возмещения (подп. 3.7 п. 3 ст. 128 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).

Бухгалтерский учет недостач

Подтвердим наши доводы, приведенные в ситуациях, положениями нормативных документов.

Информацию о движении сумм по недостачам |*| и потерям от порчи материалов, товаров, иных запасов, основных средств и другого имущества, выявленным в процессе их заготовления, хранения и реализации, кроме потерь имущества в результате стихийных бедствий, отражают на счете 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» (п. 73 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50).

Справочно: суммы потерь имущества в результате стихийных бедствий отражают на счете 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчет 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности»).

Фактическую себестоимость (в организациях, осуществляющих торговую, торгово-производственную деятельность, – стоимость по розничным ценам при ведении бухучета товаров по этим ценам) недостающих или полностью испорченных материалов, товаров, иных запасов отражают записями:

Д-т 94 – К-т 10, 41 и других счетов учета соответствующих запасов.

Суммы недостач и потерь от порчи поступившего от поставщиков имущества в пределах норм естественной убыли, выявленные при его приемке, покупатели отражают проводкой:

Д-т 94 – К-т 60.

Суммы недостач и потерь от порчи поступившего от поставщиков имущества сверх норм естественной убыли, предъявленные поставщикам или транспортным организациям, отражают проводкой:

Д-т 76 (субсчет 76-3) – К-т 60.

Суммы, ранее отнесенные в дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет 76-3 «Расчеты по претензиям»), при вынесении судебного постановления об отказе в удовлетворении требований о взыскании денежных сумм с поставщиков или транспортных организаций отражают так:

Д-т 94 – К-т 76 (субсчет 76-3).

Суммы недостач и потерь от порчи запасов в пределах норм естественной убыли, выявленные при их заготовлении, учитывают:

Д-т 10 и других счетов учета соответствующих запасов – К-т 94.

Суммы недостач и потерь от порчи имущества в пределах норм естественной убыли, выявленные при его хранении или реализации, отражают:

Д-т 20, 23 и других счетов учета затрат на производство, 44 – К-т 94.

При установлении виновных лиц суммы недостач и потерь от порчи имущества сверх норм естественной убыли учитывают:

Д-т 73 (субсчет 73-2) – К-т 94.

При отсутствии виновных лиц, а также при вынесении судебного постановления об отказе в удовлетворении требований о взыскании с виновных лиц денежных сумм суммы недостач и потерь от порчи имущества сверх норм естественной убыли отражают:

Д-т 90, 91 – К-т 94, 73 (субсчет 73-2).

Разницу между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и стоимостью недостающего имущества, отраженной на счете 94, учитывают:

Д-т 73 (субсчет 73-2) – К-т 90, 91.

Налогообложение недостач, потерь

При налогообложении прибыли не учитывают суммы недостач, потерь имущества, произошедших сверх норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством, если судом отказано во взыскании этих сумм по зависящим от организации причинам (подп. 1.9 п. 1 ст. 131 НК).

К внереализационным расходам относятся невозмещаемые суммы недостач, потерь имущества, произошедших сверх норм естественной убыли, утвержденные в порядке, установленном законодательством, если виновные лица не были установлены или суд отказал во взыскании с них данных сумм. Исключение – случаи, когда суд отказал во взыскании по зависящим от организации причинам.

Такие расходы отражают на дату составления документов правоохранительных органов и (или) судов, подтверждающих, что виновные лица не были установлены или суд отказал во взыскании с них (подп. 3.14 п. 3 ст. 129 НК).

Читайте так же:  Смп зарплатная карта

Справочно: в состав внереализационных расходов включают и невозмещаемые потери и расходы в связи с чрезвычайными обстоятельствами (пожар, авария, стихийное бедствие, виновные лица которого не установлены или суд отказал во взыскании с них), включая расходы, связанные с предотвращением или ликвидацией последствий таких чрезвычайных обстоятельств (подп. 3.17 п. 3 ст. 129 НК).

В составе внереализационных доходов отражают поступления в счет возмещения вреда в натуре, убытков. Их отражают на дату поступления независимо от способа возмещения вреда в натуре, убытков (подп. 3.7 п. 3 ст. 128 НК).

С 2016 г. нужно восстанавливать «входной» НДС при утрате товаров

Видео (кликните для воспроизведения).

Не подлежат вычету суммы НДС по товарам в случае их утраты. Исключение – утрата товаров в связи с чрезвычайными обстоятельствами: пожар, авария, стихийное бедствие, дорожно-транспортное происшествие. Эти положения не применяются в отношении основных средств и нематериальных активов.

Таким образом, сумма «входного» НДС, приходящаяся на сумму недостачи товаров сверх норм товарных потерь, принятая ранее к вычету, восстанавливается. Налоговые вычеты уменьшают в том отчетном периоде, в котором составлен документ, подтверждающий их недостачу. Если невозможно определить размер ранее принятой к вычету суммы НДС, налоговые вычеты уменьшают на сумму, равную 20 % от стоимости утраченных товаров (подп. 19.15 п. 19 ст. 107 НК).

Справочно: утрата – событие, в результате которого произошли уничтожение или потеря товара. Не является утратой потеря товаров, понесенная плательщиком в пределах норм естественной убыли, установленных законодательством.

Налоговые вычеты плательщика не уменьшают в случаях:

– отнесения сумм НДС, предъявленных при приобретении либо уплаченных при ввозе утраченных товаров, на увеличение их стоимости или за счет источников, указанных в подп. 19.3 п. 19 ст. 107 НК (за счет безвозмездно полученных бюджета или государственных внебюджетных фондов);

– включения сумм НДС по утраченным товарам в затраты плательщика по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении;

– приобретения (создания) утраченных товаров, при котором суммы НДС не предъявлялись плательщику продавцами товаров или не уплачивались плательщиком при ввозе товаров.

Важно! НК не предусмотрено создание электронных счетов-фактур по НДС |*| при восстановлении вычетов по недостачам товаров.

Источник: http://www.gb.by/izdaniya/glavnyi-bukhgalter/nalogovye-i-bukhgalterskie-posledstviya

Недостачи при инвентаризации

Недостача – это физическая нехватка товарно-материальных ценностей (сверх установленных норм потерь), зафиксированная в установленном порядке.

Недостачи и инвентаризация

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно (ч. 1, 2, 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием товаров и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона N 402-ФЗ).

Бухгалтерский учет недостач

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:

— суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу.

Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно.

Для отражения недостач Планом счетов предусмотрен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

По недостачам и порче ценностей записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита счетов учета названных ценностей.

В случае выявления недостачи имеют значение нормы естественной убыли.

Если нормы естественной убыли установлены, стоимость приобретения недостающих материально-производственных запасов, выявленных в результате инвентаризации, в пределах таких норм относится на расходы по обычным видам деятельности.

В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом:

— списана стоимость утраченного имущества;

— списана недостача в пределах норм естественной убыли.

Стоимость имущества сверх норм естественной убыли, а также стоимость имущества, для которого нормы естественной убыли не утверждены, могут быть списаны одним из двух способов.

1. Если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, такая стоимость будет взыскана с него.

В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом:

— списана стоимость утраченного имущества;

— стоимость недостачи отнесена на виновное лицо;

— стоимость недостачи взыскана с виновного лица.

2. Если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, то стоимость такой недостачи списывается в прочие расходы.

В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом:

— списана стоимость утраченного имущества;

— сверхнормативная недостача списана в расходы (списана в расходы недостача при отсутствии виновных лиц).

Налоговый учет

Налог на прибыль

Согласно пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены.

В налоговом учете, согласно пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в целях налогообложения прибыли в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли.

Далее налоговый учет недостачи сверх норм естественной убыли и недостачи, для которой нормы вовсе не утверждены зависит от наличия или отсутствия виновного лица.

1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено.

В этом случае исходя из пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ стоимость недостачи учитывается на одну из следующих дат:

— на дату признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

— на дату вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба (Письмо Минфина России от 17.04.2007 N 03-03-06/1/245).

Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено.

Убытки в виде недостачи материальных ценностей признаются внереализационными расходами только в случае документального подтверждения уполномоченным органом государственной власти факта отсутствия виновных лиц. Такое мнение было высказано ФАС Восточно-Сибирского округа в Постановлении от 22.08.2012 N А19-20632/2011.

Читайте так же:  Три дня в счет отпуска

Согласно Письму Минфина России от 06.12.2012 N 03-03-06/1/630 при документальном подтверждении факта отсутствия виновных лиц в недостаче или в хищении уполномоченным органом государственной власти для целей исчисления налога на прибыль налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков.

Следовательно, датой признания убытка от недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц является дата вынесения следователем соответствующего постановления.

В этом случае на основании пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ стоимость недостачи учитывается в составе расходов на дату составления одного из следующих документов:

— постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено (Письма Минфина от 29.05.2015 N 03-03-06/1/31130, от 21.05.2015 N 03-03-06/1/29177);

— документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием. Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия (Письмо УФНС по г. Москве от 25.06.2009 N 16-15/065190).

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Вопрос о необходимости восстановления НДС при обнаружении недостачи является спорным и остается на усмотрение организации.

С одной стороны, в п. 3 ст. 170 НК РФ установлен закрытый перечень случаев восстановления НДС.

Указанным пунктом не установлено, что необходимо восстанавливать ранее принятый к вычету НДС в случае недостачи.

Такой позиции придерживаются и суды (см., например, Постановления ФАС Московского округа от 16.11.2010 N КА-А40/13770-10 по делу N А40-17811/10-127-67, Северо-Кавказского округа от 21.02.2011 по делу N А63-13595/2009)

С другой стороны, контролирующие органы настаивают на том, что при обнаружении недостачи в результате инвентаризации и последующем списании материалов ранее правомерно принятый к вычету НДС необходимо восстановить (см. Письма Минфина России от 21.01.2016 N 03-03-06/1/1997, от 19.03.2015 N 03-07-11/15015, от 04.07.2011 N 03-03-06/1/387).

Таким образом, судебная практика свидетельствует о возможных рисках споров с налоговыми органами, если ранее принятый к вычету НДС по товарно-материальным ценностям, в отношении которых была выявлена недостача, не будет восстановлен.

Однако окончательное решение принимает организация самостоятельно.

Источник: http://www.audit-it.ru/terms/accounting/nedostachi_pri_inventarizatsii.html

Недостача при инвентаризации: документальное оформление, что делать работодателю

На предприятии часто случается, что при очередной инвентаризационной проверке отсутствуют вещи, которые значатся в документации. При каждом несовпадении начинают суетиться все – и материально-обязанные, ответственные люди, и руководство, и даже подчиненные, с которых зачастую спрашивают. В статье мы расскажем про недостачу товара и материальных ценностей (ТМЦ) на складе при инвентаризации, а также опишем, как сделать документальное оформление проводки.

Основания для проведения описи имущества

Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи – это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.

Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.

Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:

  • любое стихийное бедствие – пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
  • продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя – любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
  • кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.

Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно – для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.

Что такое недостача при инвентаризации

Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.

Нехватка ТМЦ – это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс – перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.

Еще одна особенность при данном процессе – указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.

В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком – владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.

К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.

Причины возникновения нехватки

Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:

  • Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
  • Чрезвычайные ситуации – пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
  • Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
  • Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
  • Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.

Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ – из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.

Порядок оформления дефицита

Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.

В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара – проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.

Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.

Читайте так же:  Подать заявку на кредит с просрочками

Есть еще один вариант оформления дефицита – удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.

Как списать недостачу при инвентаризации

Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий – нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.

Есть определенные заранее нормативы, они же называются – издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример – в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность – это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.

Последствия для материально ответственного лица

Человек, отвечающий за ТМЦ, пишет объяснительную, адресованную непосредственному начальству. Данный документ предоставляется руководством в течение двух дней с момента соответствующего запроса, обычно он поступает сразу после проведения учета.

На основании данной бумаги принимается решение, которое заключается в списании на расходы компании или в удержании с сотрудника убытков. Вердикт выносится в соответствии с признанием доли вины МОЛ.

Как удержать недостачу с виновных лиц

Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.

Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.

Порядок удержания

  • Проверка.
  • Акт о проводке материалов, которые выявлены в результате инвентаризации, через решение о взыскании недостачи с виновного.
  • Официальное уведомление работника о предстоящем штрафе.
  • Вычет из оклада, при этом единовременно можно удержать не более 20% от полученных на руки денег.

В случае если нехватка получилась из-за серьезного нарушения, можно написать заявление об увольнении по соответствующей статье.

Оформление сличительных ведомостей

Это бумага, имеющая один из предложенных видов:

  • форма ИНВ-19;
  • единый документ описи с параметрами для сличения имущества.

Если после процедуры инвентаризации были выявлены расхождения, они рассчитываются по той стоимости, которая закреплена в бухучете при постановке на баланс.

Объяснительная: как отразить недостачу

В документе материально ответственный человек указывает, кроме своих личных данных:

  • когда произошло происшествие;
  • подробное описание события – что случилось, по каким причинам, по чьей вине;
  • последовательность собственных действий – попытка предотвратить происшествие.

Необходимо подписаться, поставить инициалы и дату подачи объяснительной.

Образец ее составления

Приказ о недостаче

На основании объяснительной должно быть принято решение:

  • сотрудник виновен;
  • невиновен;
  • требуется собрать комиссию для расследования.

По итогам, чтобы подтвердить одно из трех намерений, должна быть написана бумага. В ней указываются:

  • краткое описание ситуации;
  • участвующие лица;
  • постановление.

Образец составления

Что делать работодателю при недостаче при инвентаризации

Необходимо в первую очередь обнаружить настоящие причины, затем только искать виновного. Также нужно обязательно попросить написать сотрудника объяснительную.

После проведения расследования стоит привести приказ в исполнение и более тщательно следить за работником. Если происшествие выходит за рамки допустимого – нужно задуматься о дисциплинарном взыскании или об увольнении по статье.

Недостача на складе

Складские помещения имеют постоянный поток ТМЦ, поэтому здесь часто теряются товары. Разберемся, почему это происходит.

Причины

  • Утрата документов или их неправильное заполнение. Пришла накладная, по ней выдали товарные единицы, но не занесли в книгу.
  • Отсутствие оборудования, плохие условия учета.
  • Непредвиденные факторы, которые привели к порче.
  • Хищение.

Что делать

Стоит проводить расследование по указанным выше стандартам, то есть начать с получения объяснительных, затем выписать приказ. На его основании сделать либо списание в расходы, либо взыскание с виновного. Также мы советуем установить камеры видеонаблюдения, чтобы следить за возможными актами кражи.

Как избежать

Мы рекомендуем вести учет с помощью специальных устройств и программ. На их основе самостоятельно формируются списки и документы. Это значительно упрощает всю складскую деятельность – поставки и отгрузки. Заказать такое оборудование и программное обеспечение можно в компании «Клеверенс».

Если у вас на предприятии используется «1С:Бухгалтерия» в любой поставке, «1С:УПП» или 1С для строительной организации, и вы планируете проводить инвентаризацию только на штрихкодах (не будете использовать RFID), то вам полностью подходит специальный драйвер для проведения инвентаризации от «Клеверенс», в комплект поставки которого входят все программы и обработки, необходимые как для печати этикеток, так и для работы с терминалом сбора данных.

Если используется 1С, но вы планируете внедрять RFID, то вам подходит уже другая программа — Клеверенс: Учет имущества. Также, есть программные продукты для магазинов и складов, которые помогут оптимизировать и автоматизировать товарный учет, а также исключить случаи недостач при инвентаризации.

Посмотрите, как « Магазин 15» помогает автоматизировать процесс инвентаризации в сети гипермаркетов строительных материалов. В результате внедрения процесс стал намного проще, и позволил отказаться от привлечения аутсорсинговых компаний.

Заключение

В статье мы рассказали, как списывается недостача в кассе, выявленная при инвентаризации. Будьте внимательны при учете, доверяйте ценности только проверенным сотрудникам.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://www.cleverence.ru/articles/bukhgalteriya/nedostacha-pri-inventarizatsii-dokumentalnoe-oformlenie-chto-delat-rabotodatelyu/

Учет недостачи в организации
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here