Автоматизация дебиторской задолженностью

Полезная информация в статье: "Автоматизация дебиторской задолженностью". Статья описывает тематику понятным для неспециалистов языком. Сделаны комментарии юристов и выводы. Если для вашего конкретного случая требуются дополнительные консультации, то обратитесь к дежурному консультанту.

Виктор Шрамко: «Автоматизация дебиторской задолженности позволяет увеличить возвратность ДЗ на 30-40%»

Виктор Шрамко, финансовый директор «Московского ювелирного завода» и спикер Девятой конференции «Централизованное казначейство», поделился с CFO Russia опытом автоматизации управления дебиторской задолженностью.

Каковы обычно предпосылки автоматизации управления дебиторской задолженностью?

Необходимость управления размером дебиторской задолженности, её оборачиваемостью и рентабельностью рабочих активов, так как дебиторская задолженность — это около половины рабочих активов, вторая приходится на запасы.

Как система автоматизации помогает решить проблему с кредитными рисками?

Можно просчитать, какую сумму финансирования вы можете дать каждому клиенту, и в какой канал сбыта, диверсифицируя и ограничивая риски невыплаты кредита.

Сколько времени обычно занимает автоматизация управления дебиторской задолженностью?

В зависимости от количества клиентов реализация такого проекта может занять от месяца до полугода. Если у компании 10 клиентов, то управление дебиторской задолженностью можно автоматизировать за месяц. Но тут возникает вопрос «Нужна ли в таком случае автоматизация?» Как правило, люди начинают задумываться о ней, когда количество ежемесячных отгрузок товара увеличивается до тысячи и выше, а количество клиентов «переваливает» за сотню. В таком случае автоматизация займет около 6 месяцев.

Важно учесть, что столько времени вам понадобится, если в компании уже есть или другое работающее ПО, например, 1С. То есть первичные документы формируются в системе.

Если же такой системы нет, то автоматизация управления дебиторской задолженностью займет намного больше времени. Потому что, как правило, это вторая стадия автоматизации финансового учета. Из моего опыта: вначале автоматизируется бухгалтерский учет, бюджетирование и управленческий учет, а после управление дебиторской задолженностью. Очередность именно такая. Хотя можно и , но это будет дороже. Поэтому компании редко выбирают такой вариант.

Кто обычно входит в проектную группу по автоматизации?

В проектную группу входит программиста из , которые занимаются только этим проектом, финансовый директор и ведущий менеджер по продажам.

Кто в вашей практике обычно выступал инициатором проекта?

Им всегда был коммерческий директор. Это связано с перераспределениями функциональных обязанностей между менеджерами по продажам, ассистентами менеджеров по продажам и сотрудниками финансовой службы.

С какими сложностями может столкнуться компания при автоматизации?

Главная — разное программное обеспечение, когда основной товарный учет ведется в одной программе, а финансовый учет и управление дебиторской задолженностью — в другой. Для объединения этих систем нужно потратить дополнительные ресурсы, поэтому наличие единой базы и одного программного обеспечения существенно упрощает решение этих задач.

Вторая сложность — человеческий фактор. , менеджеры по продажам должны «продвигать» и объяснять необходимость нового сервиса для клиентов. А для этого нужно самим менеджерам показать эту необходимость. , отсутствие квалифицированного персонала для поддержки уже внедренной системы. Если компания не работала с дебиторской задолженностью, то после ее внедрения и автоматизации нужны специалисты, которые будут управлять этим процессом: работать с программным продуктом, заниматься проведением отгрузок и ведением клиентов: уведомлять их о новых возможностях, предупреждать о приближении сроков оплаты

Какой эффект получает компания, внедрив автоматизацию дебиторской задолженности?

Возвратность дебиторской задолженности увеличивается на 30–40%. Помню, когда мы внедрили систему в компании с ежемесячным оборотом 20 млн долларов, следующие полтора месяца мы буквально «пухли» от денег. «Фишка» заключалась в том, что система автоматически блокировала отгрузки при просрочке платежа. И дело пошло. Никто не хотел остаться без товара, поэтому клиенты быстро выплачивали долги. Это первый эффект.

Второй, более фундаментальный — увеличения продаж и финансирования от поставщиков. Любой поставщик заинтересован в продвижении и увеличении объема реализации своей продукции. Система автоматизации дебиторской задолженности помогает просчитать, как изменения условий договора может повлиять на объем продаж. Например, увеличения лимита до 1,5 млн рублей и срока отсрочки платежа до 45 дней приведет к тому, что у покупателя появится возможность вложить свои средства в продвижение ваших товаров у конечного потребителя. В итоге, больше людей будет покупать ваш товар, а значит, ваши продажи вырастут.

Для дистрибьюторов автоматизация дебиторской задолженности особенно актуальна, потому что она помогает конкретизировать свои требования поставщикам.

Поставщики смотрят, что вы автоматизировали управление дебиторской задолженностью, видят, как она контролируется. Они могут посмотреть, сколько продукции кому отгружается, сколько денег инвестируется, каков срок оборачиваемости инвестиций в конкретный бренд и продукцию, которую они поставляют, если у них несколько брендов. По программам, по товарным группам сразу видны рабочие активы, поставщик понимает этот язык и соглашается увеличить кредиторскую задолженность своего дистрибьютора, потому что видит, как вы ее будете отдавать и как это повлияет на продвижение его товара на полках магазинов. В одной из компаний, где мы автоматизировали управление дебиторской задолженностью, нам удалось увеличить кредиторскую в 3,5 раза. Компании это ничего не стоило, зато существенно повлияло на продажи, и наличие товара на складе.

Задать свои вопросы Виктору вы сможете на Девятой конференции «Централизованное казначейство», которая пройдет 15–16 марта 2018 года в Москве.

Источник: http://www.cfo-russia.ru/stati/index.php?article=35019

Борьба с дебиторской задолженностью: автоматизации быть?

Зачем нужна автоматизация?

При работе с дебитором необходимо учитывать множество факторов: договорные обязательства, срок возникновения задолженности, ее размер, комплекс уже принятых мер, работу с претензиями по ранее выставленным счетам, особенности обработки оплат предприятием, дополнительные соглашения по рассрочке (отсрочке) оплат, погашение задолженности, специфику конкретного должника и многое многое другое. Поэтому отсутствие автоматизированной работы с дебиторской задолженностью отрицательно сказывается на эффективности подобных мероприятий даже для компаний, обслуживающих всего несколько тысяч клиентов. А что же тогда говорить о компаниях, число клиентов которых исчисляется сотнями тысяч, а то и миллионами?

Для крупных компаний (операторы фиксированной и мобильной связи, предприятия сектора ЖКХ и т.п.), специализирующихся на работе с массовым потребителем, наличие эффективной системы работы с дебиторами особенно важно. Определенная часть процессов работы с должниками (например, голосовое оповещение) у таких предприятий, как правило, автоматизирована и, в общем-то, дает некоторый результат, но больше создает иллюзию борьбы с дебиторской задолженностью. Для успешной работы по сокращению задолженности потребителей услуг частичных мер недостаточно и требуется новый, современный подход к решению этой задачи, который и реализовала компания «Петер-Сервис», разработав систему работы с должниками.
Читайте так же:  Конкурс на замещение вакантной должности директора школы

Эта система встроена в информационно-биллинговую систему производства компании «Петер-Сервис» (реализация для операторов фиксированной связи), но также может быть проинтегрирована с автоматизированными системами расчета сторонних производителей, обеспечивающих учет не только услуг связи, но и, к примеру, расхода электроэнергии, воды, газа и т.п.

Сначала были планы

Прежде всего было введено понятие «план работ с должником», включающее в себя перечень стадий (мер воздействия) и правила перехода между ними. В план работ с должником могут быть включены в произвольном порядке следующие стадии:
  • голосовое оповещение (первичное, повторное, претензионное и пр.);
  • рассылка уведомлений (о задолженности, претензионных и пр.);
  • ограничение услуг (дополнительно закрепляется перечень услуг, подлежащих отключению);
  • освобождение оборудования;
  • судебно-исковая работа;
  • расторжение договора.

Правила перехода между стадиями задаются списком условий выполнения предыдущих стадий, величиной долга и временным интервалом. Например, можно задать правило типа «Переход на стадию «Уведомление» осуществляется через 10 дней после завершения стадии «Голосовое оповещение» при сумме долга от 20 руб.». Для любой стадии можно установить признак «ручная», указывающий, что автоматический перевод на стадию не производится. Пример плана работ с должниками физическими лицами приведен на рис. 1.

В системе можно задать сколько угодно планов работ с должниками, для удобства группируемых по определенным атрибутам клиентов. Например, создать систему планов работ для физических лиц, для бюджетных организаций, для хозрасчетных клиентов. В каждой группе планов работ выделяется главный, или типовой. Главный план считается назначенным всем клиентам заданной группы (например, бюджетникам) по умолчанию, но, если потребуется, клиенту всегда можно назначить план, отличный от типового, но обязательно из той же логической группы (бюджетнику нельзя назначить план, определенный для физических лиц).

В качестве дополнительных параметров в плане работ с должниками задается число дней после образования долга до вступления плана в силу (данный параметр включает в себя срок оплаты счета и период обработки оплаты), а также признак, указывающий, допустима ли по плану цикличная работа, при которой каждый новый цикл не затрагивает задолженности из предыдущих. Последнее необходимо для клиентов, у которых исключается стадия «Ограничение услуг» (прокуратура, МВД и т.п.). Схема плана работ для таких клиентов представлена на рис. 2.

Многообразие планов позволяет назначить каждому клиенту план работ в соответствии с договорными правами и обязательствами сторон.

Процесс перехода клиента со стадии на стадию полностью автоматизирован. Система берет на себя формирование актуального списка должников, проверку условий перевода, собственно перевод на новую стадию работ, прекращение работы по плану при поступлении оплаты и формирование списков для ручной работы. Для нормального функционирования система работы с должниками должна осуществлять обмен информацией с рядом других систем (рис. 3).

Необходимость учитывать дополнительные факторы, влияющие на работу с долгом, привела к появлению таких понятий, как «реальный долг» и «условный долг». Реальным долгом являются суммы неоплаченных остатков по счетам, удовлетворяющим критерию включения в работу с долгом, прописанному в плане работ. Условный долг не что иное, как реальный долг, за исключением «условных оплат». Под условными оплатами в системе понимаются суммы задолженности, по которым долговая работа должна быть заморожена, а именно претензионные начисления (вызовы), отсрочки и рассрочки платежей, оперативные оплаты и неподтвержденные платежи клиента.

В рассматриваемой системе работа ведется с аккумулированным долгом, т.е. с общей суммой задолженности по всем долговым счетам, независимо от времени их возникновения. Таким образом, нерадивый клиент может быть оповещен по счету № 1, а отключен по счету № 3 в рамках одного цикла работ с задолженностью. Начало работы по циклу и перевод со стадии на стадию осуществляется на основании состояния условного долга клиента, а исключение из работы – только при отсутствии реального долга. Следовательно, наличие условных оплат не прекращает, а лишь приостанавливает работу с должником либо до исчезновения реального долга, либо до увеличения условного долга на достаточную для продолжения работ величину.

Работа с клиентами, обслуживаемыми по авансовой схеме, не предполагает назначения клиенту плана работ, а ведется по порогам предупреждения и отключения. Очевидно, что рассылка уведомлений и судебно-исковая работа для авансовых клиентов не имеют смысла, так как дебиторская задолженность в принципе отсутствует. Учет ведется по текущему балансу клиента. Баланс, как и долг, разбивается на реальный и условный. При достижении условным балансом порога предупреждения формируется заявка на оповещение, при достижении порога отключения осуществляется отключение услуг. Обратное включение производится автоматически, если условный баланс превысил порог предупреждения.

Итоги и перспективы

Помимо описанных выше достоинств, система работы с должниками обладает удобным пользовательским интерфейсом, с помощью которого выполняется настройка и мониторинг работы системы. Для каждого клиента можно быстро получить развернутую историю работы с ним как с дебитором не только по текущей задолженности, но и по прошлым мерам воздействия. В рамках модуля интеграции с автоматизированными системами расчетов реализована фиксация в истории ручных действий пользователей (голосовое оповещение, формирование и доставка уведомлений, отключение и подключение услуг, освобождение оборудования и др.).

Дополнительно разработан модуль для формирования статистической и финансовой отчетности по работе с должниками. С его помощью можно сформировать более десятка отчетов – от статистики по сформированным уведомлениям до квартальных отчетов по долгосрочной задолженности.

В августе 2004 г. система работы с должниками была установлена в компании «Петербургская телефонная сеть» в составе информационно-биллинговой системы. Результаты почти годичной работы доказали ее эффективность. Помимо стабилизации, а затем и постепенного сокращения дебиторской задолженности предприятия, резко уменьшилось число ручных операций, выполняемых персоналом, что привело к снижению загруженности сотрудников.

Читайте так же:  Неуплата алиментов статья

В ближайших планах компании «Петер-Сервис» – развитие системы в направлении раздельного учета долгов по разным поставщикам, разным услугам одного поставщика и, как следствие, ведение раздельной работы с задолженностью по нескольким планам работ с должниками. Предполагается также окончательное выделение системы в отдельный модуль для упрощенной интеграции со сторонними поставщиками автоматизированных систем расчета.

Источник: http://www.iksmedia.ru/articles/25062-Borba-s-debitorskoj-zadolzhennostyu.html

УДЗ или управление дебиторской задолженностью — что делает и делает ли Фактор с вашей дебиторкой

Недавно в одной крайне популярной социальной сети в группе, объединяющей участников по интересу «факторинг», была приведена цитата одного клиента, которая звучала примерно так: «Вы все (Факторы то есть) поете песни про УДЗ, как о какой-то услуге — это что за разводняк такой»? Попробуем разобраться, откуда такое пренебрежение к работе Фактора с дебиторской задолженностью.

Итак, если Фактор предлагает Клиентам только факторинг с регрессом, управления дебиторской задолженностью там, скорее всего, действительно не будет. Факторинговая компания просто попросит клиента вернуть финансирование при наступлении срока регресса. Если в качестве Фактора выступает банк, то вероятность развития этих событий еще выше, поскольку для работы с дебиторской задолженностью нужны отдельные сотрудники, которых, как правило, просто нет в штатном расписании банка.

Рассмотрим процесс управления дебиторской задолженностью на примере НФК, которая реально работает с дебиторкой. В каждом представительстве НФК есть кредитные контролеры, ведущие работу по напоминанию Покупателям необходимости произвести оплату и сбору дебиторской задолженности. Кроме того, с недавнего времени клиенты НФК в режиме он-лайн могут изучать отчеты, где отображен процесс и результат работы НФК с дебиторкой. Компания заходит в систему «е-факторинг», загружает специальный отчет «Факторинговое обслуживание», в котором отображается содержательная часть работы с дебиторской задолженностью в отношении каждого покупателя по каждой поставке.

Вот мнение коммерческого директора производственной компании, работающей с НФК по факторингу с 2008 года:«Мы живем в век высоких технологий, поэтому для повышения эффективности своей работы оснащаем производственные цеха новейшим оборудованием, пользуемся современной техникой, а для контроля отдела продаж используем CRM-систему. Очень приятно, что наши партнеры по бизнесу также внедряют электронные технологии в свою работу. Так НФК, с самого начала нашего сотрудничества предложила нам работать в программе e-factoring. Как руководителю, мне некогда отслеживать все поставки, которые мы передаем на факторинг, этим у нас занимается специальный сотрудник, но мне очень нравится, что процесс работы НФК с нашими покупателями я могу контролировать в режиме он-лайн. Эти отчеты я консолидирую с выгрузками из CRM по продажам, и вот что интересно — с 2010 года продажи стабильно растут на 15-20% в год, но в тоже время из моего лексикона исчезла фраза просроченная дебиторская задолженность. СпасибоНФК«.

Получается, что в процессе факторингового обслуживания клиент не только получает финансирование оборотного капитала или исключает риск неоплаты отгруженного товара, но и в качестве «бонуса» — сокращение просрочек в оплатах и, как следствие, в целом улучшение платежной дисциплины.

Как правило, работа с просроченной дебиторской задолженностью делится на 2 этапа. Первый этап — это нормальная, «рабочая» просрочка (25-30 дней). Если дебиторка не гасится в эти сроки, она приобретает характер проблемной, и тогда начинается второй этап работы.

До наступления даты платежа факторинговая компания не беспокоит покупателей своего клиента
— сотрудники Фактора могут по телефону напоминать покупателю о сроках оплаты лишь при наличии соответствующего пожелания со стороны Клиента. «Не люблю давать деньги в долг, — говорит один из клиентов НФК, работающийпофакторингу с регрессом, — всегда неприятно напоминать должнику об оплате. В бизнесе, как в жизни, дебиторская задолженность тоже нисколько не радует. Но здесь другое – предоставление отсрочки платежей – одно из наших конкурентных преимуществ, и мы не можем от него отказаться. Заключая договор на факторинговое обслуживание, мы прежде всего ставили задачу по сокращению кассовых разрывов, но то, что сотрудники НФК взяли на себя неприятную для нас функцию напоминания об оплате, стало для нас приятным бонусом».

Если Покупатель осуществляет платеж не позднее 5-7 дня после наступления даты платежа по договору поставки, то, как правило, по предварительному согласованию с факторинговой компанией, последняя также не будет беспокоить звонками, касательно погашения задолженности. Когда проходят эти самые 5-7 дней, сотрудники факторинговой компании начинают более активно взаимодействовать с Покупателем. Первый шаг – это общение по телефону с учетом истории контактов и динамики платежей, причем последующие звонки после первой попытки выяснить причины задержки в оплате осуществляются в «дату контроля» (дату, когда покупатель обещал выполнение каких-либо действий). На основании выявленных причин сотрудник факторинговой компании вместе с Покупателем составляют и согласовывают график погашения дебиторской задолженности. В идеале завершающим действием на данном этапе будет, конечно же, погашение задолженности в рамках установленного графика, но, к сожалению, и это происходит не всегда. Если и в этом случае дебитор не выполняет взятые на себя договоренности, сотрудник факторинговой компании может попросить прислать гарантийное письмо и график оплат, т.е. перевести договоренности из устной формы в письменную.

«Наша компания на рынке более 15 лет. За это время выстроились долгосрочные отношения со многими клиентами. С одной стороны, это замечательно, но с другой, иногда наши постоянные клиенты позволяли себе задерживать оплату товара. И все мы знали, что они, конечно, заплатят, но когда? С появлением Фактора клиенты стали гораздо более дисциплинированными. Теперь и деньги и документы мы получаем вовремя», —комментирует финансовый директор крупной торговой компании.

После наступления 25-30 дня просрочки, покупатель передается в отдел по работе с просроченной дебиторкой. На данном этапе к звонкам-напоминаниям и письмам с требованиями предоставления графика погашения дебиторской задолженности добавляются мероприятия выездного характера для проверки финансово-хозяйственной деятельности и согласования порядка погашения долга. Отметим, что вся работа ведется в строгом соответствии с действующим законодательством РФ.

Конечно, бывает так, что комплекс мероприятий был проведен в полной мере, период ожидания истек, а выплат со стороны должника так и не последовало. В этом случае наступает срок регресса, когда Покупателю необходимовернуть Фактору ранее выданное финансирование и взяться за самостоятельное взыскание задолженности. Конечно, в том случае, если Поставщик работает с Фактором по «регрессу». Как именно будет действовать в этом случае Поставщик в отношении своего должника, решать ему. Он может составить претензию Покупателю, описав в ней отнюдь не радостные последствия в случае непогашения дебиторской задолженности. Если же работа строилась по схеме безрегрессного факторинга, то работа по взысканию дебиторки – это забота Фактора. Как правило, предпринимаются попытки досудебного урегулирования – если стороны достигают компромисса, то возможно подписание соглашения о погашении задолженности. Если же нет, то факторинговая компания готовит исковое заявление и обращается в арбитражный суд затем, чтобы взыскать денежные средства.

Читайте так же:  Нечем платить кредит тинькофф что делать

По этому поводу генеральный директор крупной торговой компании, работающей с НФК по безрегрессному факторингу с 2010 года, говорит следующее: «В кризисный 2009 год дебиторская задолженность была головной болью всей компании — от отдела продаж, бухгалтерии и юридической службы до собственников. Почти половина наших дебиторов допускала значительные просрочки платежей, что сильно тормозило развитие бизнеса, и, в конце концов, нам пришлось судиться с одним из клиентов, который оказался на грани разорения и был нам должен почти 2 миллиона рублей. Предложение о работе по факторингу от НФК стало для нас настоящим спасательным кругом. Мы выбрали факторинг безрегресса, несмотря на высокие ставки по обслуживанию, и вот уже 2 года спокойно развиваем бизнес, не опасаясь неоплат поставок от наших покупателей. Более того, мы стали предоставлять отсрочку платежа другим клиентам, что позволило нам нарастить клиентскую базу на 30 % и, соответственно, увеличить объем продаж. В тонкости того, как НФК работает с нашими дебиторами, я не вдаюсь, мне важен конечный результат в денежном выражении. И, если честно, он меня устраивает».

В заключении вернемся к такому определению процесса управления дебиторской задолженностью, данному в социальной сети, как — «разводняк». Имеет ли оно место быть в практике факторингового обслуживания? Ведь, казалось бы, на примере НФК мы убедились, что факторинговая компания действительно работает с дебиторской задолженностью.

Но, к сожалению, подобную работу проводят далеко не все Факторы, поэтому, обращайте внимание на следующие факты:

1. Есть ли у фактора выделенные сотрудники для работы с дебиторкой, и есть ли они по месту нахождения дебитора?
2. Каковы процедуры УДЗ, как часто происходят напоминания об оплате, высылаются письма, совершаются звонки и т.д.?
3. Каким образом вы можете отслеживать процесс УДЗ?

Если же Фактор затрудняется ответить на данные вопросы, скорее всего Вы действительно столкнулись с тем самым «разводняком».

Источник: http://www.klerk.ru/bank/articles/295155/

Как автоматизировать УДЗ: обзор популярных решений

Продолжая цикл материалов, посвященных управлению дебиторской задолженностью, сегодня мы разбираемся с тем, какие решения в данной области предлагают современные разработчики программного обеспечения и чем принципиально различаются эти решения.

Табличные формы

Рис. 1 . Реестр дебиторской задолженности предприятия в MS Excel

Наталья Аксенова, бухгалтер компании «М. Стайл», говорит: «Бизнес у нас стартовал относительно недавно, еще и года не работаем. Клиентов пока немного – 20 компаний, отгрузки товара даже не каждый день происходят, поэтому времени для того, чтобы все цифры заносить в таблицу достаточно. По каждому контрагенту есть отдельная карточка, в которой помимо названия контрагента и срока отсрочки по договору, автоматически идет расчет общей суммы поставок и количества поставок, отдельно рассчитывается сумма к погашению, дата платежа, указан срок просрочки. На отдельном листе информация сводится по всем клиентам, где можно видеть, кто сколько должен, есть ли просрочки. Еще недавно реализовали новую функцию ранжирование контрагентов по срокам просрочек. К примеру, если просрочка у контрагента в текущем отчетном периоде больше 20 дней, то он попадает в табличку с присвоением значения «высокий риск».

По словам Натальи, тот функционал, который есть в MS Excel, их устраивает, порой только не хватает знания самой программы: для того, чтобы реализовать какие-то функции, приходится регулярно обращаться к IT-специалистам. Еще из минусов можно отметить высокую вероятность ошибки — данные в систему попадают вручную, так что риск реализации человеческого фактора велик. Кроме того, случается, что кто-то из сотрудников ненамеренно «портит» формулу, и тогда приходится заново разбираться, а это отнимает много времени.

Видео (кликните для воспроизведения).

По мнению экспертов, которые имели опыт работы и с MS Excel , и со специальными программами, использование Excel допустимо, если у компании не больше 50 клиентов и до 4-5 отгрузок в день, хотя и этого уже будет многовато.

Генеральный директор компании Калукулейт Алексей Пестриков рассказывает «Процесс управления дебиторской задолженности мы начинали с таблички в MS Excel. Думаю, так поступали многие до нас и будут поступать после нас. У нас был один клиент, контролировать особо нечего. Со временем количество покупателей увеличивалось, и нам потребовалась более совершенная система, которая бы справлялась с большим объемом информации и уберегла бы нас от ошибок, связанных с тем, что многие данные приходится вводить вручную».

Level up

Галактика. Модуль DIRECTUM Prestima

Рис. 2. Структура модуля DIRECTUM Prestima

Иcпользуя Directum Prestima, компания может решить задачи, связанные с реализацией требований кредитной политики и непосредственно управлением дебиторской задолженностью.

Базовый функционал

В системе есть возможность ранжирования контрагентов по степени надежности. Основой таких рангов служат индикаторы, например, годовой оборот контрагента, наличие арбитражных дел, срок отсрочки и кредитный лимит. Каждому индикатору можно присвоить свой вес в зависимости от значимости этого фактора для компании.

Функция ранжирования помогает структурировать клиентскую базу и проводить ее качественный анализ, и упрощает принятие решений по условиям работы с клиентом.

Рис. 3. Индикаторы, присваиваемые контрагентам в системе Directum Prestima

Взаимосвязи и стоп-листы

DIRECTUM Prestima позволяет вносить сведения о юридической структуре, структуре собственников и аффилированности контрагента.

Учет признака аффилированности позволяет нивелировать риск отгрузки одному из предприятий холдинга, который попал в стоп-лист.

В стоп-листы компании могут быть отнесены по разным признакам: компания попала в критическую просрочку, лимит отгрузок с отсрочкой по такой компании превышен, были выявлены сведения об ухудшающемся финансовом положении покупателя.

Читайте так же:  Кредиты с плохой ки и просрочками

В разрезе управления дебиторской задолженностью реализованы основные функции оповещений и критических событиях: превышение или сокращение кредитного лимита, включении компании в стоп-лист. Для каждого клиента определить события можно либо индивидуально, либо руководствуясь порядком действий, разработанным для определенной группы клиентов.

Анализ дебиторской задолженности

Система позволяет анализировать портфель дебиторской задолженности компании в различных разрезах.

Во-первых, можно проанализировать состояние дебиторки по объему задолженности, наличию и срокам просрочек, контрагентам, ответственным и т.д.

Рис. 4. Аналитика по дебиторской задолженности в системе Directum Prestima

Во-вторых, в работу с системой закладываются определенные KPI, отслеживать выполнение которых также легко мониторить в отчетах. Доступ к такой аналитике можно ограничить только топ-менеджментом компании, которому в режиме он-лайн будут доступны данные, необходимые для принятия управленческих решений.

Microsoft Dynamics AX / Microsoft Dynamics NAV

Базовый функционал

Ранжирование и определение кредитных лимитов

Системы Microsoft Dynamics поддерживают функцию ранжирования клиентов и присваивания лимита каждому контрагенту в ручном режиме.

Клиент может быть причислен к определенной группе. Правила работы с группой клиентов определяют правила работы с контрагентом, входящим в нее. При начале работы с клиентом в карточке задаются графики оплаты счетов, условия стоп-отгрузок, правила формирования скидок (если они предусмотрены условиями работы). Возможность отгрузок в кредит и предельный объем кредитного лимита также отражаются в системе. В случае, если работа с клиентом по отсрочке в данный момент невозможна, соответствующая отметка появляется в системе, и кредит будет установлен в размере 0. Если же условия позволяют предоставить отсрочку клиенту, это также будет автоматически указано в карточке клиента.

Условия для стоп-отгрузок

Также с помощью системы могут быть настроены условия для стоп-отгрузок: превышение кредитного лимита, возросшая доля просроченной задолженности, либо срок просрочки, после которого отгрузки в адрес клиента должны быть прекращены.

Настройки для стоп-отгрузок можно сделать такими, чтобы они соответствовали бизнес-процессам компании в части управления дебиторской задолженностью.

Рис. 5. Конфигурация платежного календаря в системе Microsoft Dynamics

Контроль сроков погашения задолженности осуществляется в автоматическом режиме — система подает сигнал о критичной просрочке, отправив уведомления и клиенту, и пользователю со стороны поставщика.

Рис. 6. Формирование писем-напоминаний в системе Microsoft Dynamics

Анализ дебиторской задолженности

Встроенные в систему автоматические системы отчетов позволяют выгрузить информацию по объему дебиторской задолженности, приходящейся на каждого клиента, и срокам просрочки, если таковые есть. Встроенная интеграция позволяет анализировать полученные данные в MS Excel. Интересной опцией системы для управленческого звена компании может стать интеграция в платежный календарь. Графики оплат по каждому клиенту встраиваются в платежный календарь компании, который является хорошим подспорьем при прогнозировании и планировании финансовых потоков.

С помощью такого календаря удобно регулировать сроки оплат клиентов и решать, можно ли предоставить дополнительную отсрочку тому или иному контрагенту.

Функции систем Microsoft Dynamics AX / Microsoft Dynamics NAV по управлению дебиторской задолженностью могут быть доступны только при покупке лицензии для всей системы, отдельно модулем по УДЗ воспользоваться нельзя.

Oracle. Credit to cash

Функции Oracle. Credit to cash позволяют не только реализовывать в системе требования, соответствующие кредитной политике компании, но и «положиться» на систему в вопросах отслеживания и контроля соблюдения этих правил.

Базовый функционал

Структура системы, можно сказать, повторяет структуру системы управления дебиторской задолженностью, созданную (или планируемую для создания) в компании.

В первую очередь использование Oracle Credit-to-Cash дает возможность оперативно и гибко управлять кредитными лимитами. В системе можно задать условия, при которых кредитный лимит может быть одобрен в том или ином объеме, причем лимит может быть закреплен за компанией, либо он может быть сформирован по запросу. К примеру, в случае работы с новым клиентом. О падении рейтинга или о запросе лимита в размере большем одобренного система автоматически уведомляет пользователя и также автоматически формирует запрос на просмотр кредитной истории контрагента.

В системе компания-контрагент рассматривается с точки зрения ее взаимосвязей с другими торговыми партнерами. Такой подход называется Trade Community Architecture . Поэтому кредитные лимиты можно устанавливать не только на отдельную компанию, но и на группу взаимосвязанных партнеров.

Система создает иерархию клиентов (рейтинг) на основе истории взаимоотношений, анализа документов и замечаний относительно размера кредитного лимита. Кстати, такие замечания могут формироваться как автоматически, так и вводиться вручную. Разным группам клиентов могут быть присвоены разные кредитные политики — условия работы. При этом можно задать ограничения по использованию кредитной политики того или иного типа, чтобы не допустить широкого распространения высокорисковых моделей работы.

Несомненный плюс такого подхода в том, что управление товарными кредитами не нужно осуществлять в ручном режиме, постоянно сверяясь с нормами действующей кредитной политики и отвлекая такой важный ресурс сотрудников компании, как время.

Управление дебиторской задолженностью: напоминания и оповещения

Как и все другие системы, Oracle. Credit to cash автоматически рассылает напоминания об оплате и иные оповещения для менеджеров. Набор критических событий уже заложен в программе, но его можно корректировать, например, менять срок критической просрочки или максимальный объем просроченной дебиторской задолженности по покупателю. События, требующие оперативной реакции, могут быть настроены и для компании в целом. Так, в случае если доля допустимой просроченной дебиторской задолженности на балансе компании близка к максимальному порогу, система отправит уведомление нужному сотруднику.

Это дает возможность оперативно вмешаться и скорректировать бизнес-процессы, а также сэкономить времени как сотрудников продающих подразделений, так и топ-менеджмента.

Анализ дебиторской задолженности

Разумеется, подобная система имеет аналитический модуль, который позволяет отслеживать объем дебиторской задолженности на балансе компаний, текущие просрочки и наиболее крупных дебиторов.

В дополнение к этому модулю Oracle может предложить специальный модуль Advanced Collections для работы с просроченной дебиторской задолженностью. По словам разработчиков, он предоставляет дополнительную удобную функциональность пользователю: формирование очереди задач, которые должен выполнить коллектор, возможность заносить в систему дополнительную информацию о звонках, встречах с клиентом (элементы CRM-системы) и т.д.

Читайте так же:  Увольнение без отработки на испытательном сроке

В сочетании с эффектом, которые может получить компания, использующая полный комплекс Oracle Financials, преимущества, которые дает использование решения Oracle Credit-to-Cash, кажутся впечатляющими, что вполне оправдывает его стоимость.

Таблица 1. Сравнение базового функционала систем

Современным разработчикам автоматизированных решений действительно есть что предложить бизнесу. Трудность может возникнуть в том, что отдельных специализированных решений конкретно для управления и контроля дебиторской задолженности не так уж много. Большинство предлагает эту функцию в составе более сложных ERP-систем. Таким образом компании придется приложить значительные усилия для перевода на такую систему или интеграции ее в существующие системы управленческого учета. Но если размер бизнеса и объем дебиторской задолженности внушительны, потенциальный позитивный эффект от использования таких решений с большой вероятностью может превзойти затраты на их внедрение.

[i] ERP-решения (Enterprise Resource Planning, англ. ) — это автоматизированная информационная система управления предприятия. В данном контексте под ERP следует понимать сложное программное обеспечение (ERP-решение, ERP-система, программное решение уровня/класса ERP), используемое для планирования и идентификации всех материальных/нематериальных ресурсов компании, необходимых для осуществления производственно-хозяйственной деятельности.

Источник: http://www.klerk.ru/buh/articles/425675/

Управление ликвидностью и автоматизация дебиторской, кредиторской задолженностей — важные инновации для малого бизнеса

Владелец компании собирает своих сотрудников и говорит: «Вы очень упорно поработали в этом году, и в результате прибыль компании существенно выросла. В качестве вознаграждения я выписываю каждому из вас чек на 5 тыс. долларов». Взволнованные от радости сотрудники начали поздравлять друг друга. И тут начальник добавляет: «И если вы покажете такое же рвение в следующем году, я подпишу эти чеки!»
— Автор неизвестен

Тем временем для владельцем малых бизнесов успешное ведение предприятия выходит за рамки создания банковского счета, поскольку кроме всего прочего оно включает в себя управление рисками, соответствие требованиям регуляторов, ведение бухгалтерии, счетов, налогов, фонда оплаты труда и многое другое. В этом смысле автоматизация управления денежными потоками — один из важнейших залогов устойчивой долгосрочной коммерческой деятельности. По данным отчета Concur, дочерней компании SAP, средняя цена обработки счетов на оплату составляет 12.9 долларов, а медианная цена, по данным Ассоциации по вопросам управления информацией и изображениями (AIIM), — 7.9 долларов. Интересно, что аналитики AIIM обнаружили некоторую корреляцию между средней ценой обработки счетов на оплату и размером организации.

Автоматизация обещает сократить стоимость обработки счетов на оплату в среднем на 29%. Подобное снижение расходов может в конечном счете превратится в экономию 300 тыс. долларов для организации, обрабатывающей до 10 тыс. счетов в месяц. Несмотря на то, что анализ движения ликвидности — одна из приоритетных задач для финансовых руководителей высшего звена, исследование AIIM выявило, что 22% всех бизнесов могут прогнозировать среднесрочные объемы денежных потоков с катастрофически низкой точностью — всего лишь в 5%.

Подобные расходы, однако, не дают целостного понимания проблемы. Согласно исследованию Concur, ручная бумажная работа и частичная автоматизация управления денежными потоками скрывает в себе и другие неочевидные издержки, снижающие показатели доходности. Эти издержки возникают в результате ручной обработки большого количество нестандартных ситуаций, давления регуляторов, риска мошеннических действий и фрагментированности систем.

Доступные и недорогие инновации в этих областях позволят высвободить ограниченные ресурсы команд малых бизнесов и направить их в работу над жизненно важными для их долгосрочного успеха направлениями, такими, например, как улучшение продуктов и услуг, развитие отношений между клиентом и вендором, исследования и другие. Один из способов, благодаря которому организации могут снизить затраты и улучшить управление финансами — автоматизация работы с дебиторской и кредиторской задолженностями.

Предлагаемая финтех-стартапами вроде YayPay, Corcentric и другими автоматизация управления ликвидностью несет в себе существенные для малого бизнеса преимущества, такие, как снижение затрат на весь цикл «от закупки до платежа», эффективный экспорт данных в системы биллинга и управления документооборотом, устранение ошибок ручного ввода, преимущество досрочного погашения задолженности, улучшение реакции на запросы вендоров по поводу статусов счетов на оплату, улучшенное управление кассовой наличностью, балансирование рабочих нагрузок и распознание узких мест, а также многое другое. Что более важно для владельцев бизнесов, 41% пользователей подобных систем сообщают, что их окупаемость составляет девять и менее месяцев. А среди тех, кто пользуется подобными решениями как минимум 18 месяцев, выход на окупаемость происходит уже в 82% случаев.

Представители Института финансов и менеджмента (IOFM) подчеркивают, что достижение высокого уровня автоматизации кредиторской задолженности позволяет бизнесам снизить среднюю цену обработки счетов к оплате до 7.03 долларов, тогда как для бизнесов полностью или практически не прибегающих к автоматизации этот показатель составляет уже 9.62 доллара.

Более того, автоматизация снижает стоимость обработки отчетов по командировочным расходам. По данным исследования IOFM, бизнесы с высоким уровнем автоматизации сообщают, что средняя стоимость обработки одного отчета составляет 6.86 долларов, тогда как для бизнесов с малой автоматизацией этот показатель достигает целых 12.19 долларов.

Сочетание автоматизации с передовыми практиками позволяет добиться еще большей экономии, отмечают профессионалы: наиболее продвинутые в этом отношении организации платят в среднем 3.34 доллара за обработку одного счета на оплату с момента его получения и до одобрения.

«Как бы комично это ни звучало, владельцы малых бизнесов остаются главными пользователями чеков и по-прежнему используют Excel для управления денежными потоками, что создает им немало неудобств и ведет к снижению эффективности, особенно когда дело доходит до необходимости предоставления обеспечения под заём. По этой причине на протяжении следующих нескольких лет автоматизация станет ключевым явлением и все будут стремиться к снижению препятствий на пути получения денег и повышению прозрачности соответствующих процессов», — говорит Джанет Заблок, бывшая Глава международного подразделения Visa по малому бизнесу, ныне член независимого совета в Nav, Inc.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://habr.com/post/406955/

Автоматизация дебиторской задолженностью
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here